Powiat Miński - powiatminski.pl

UWAGA!

Przed przystąpieniem do wypełnienia oferty w systemie Witkac.pl niezbędne jest zapoznanie się z treścią niniejszego ogłoszenia.

Zarząd Powiatu Mińskiego informuje, że w budżecie Powiatu Mińskiego na 2023 rok zostały zabezpieczone środki finansowe w wysokości 4.500 zł z przeznaczeniem na dotacje celowe udzielane w trybie pozakonkursowym tzw. „małych dotacji” organizacjom pozarządowym realizującym zadania publiczne z zakresu „Kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego” na podstawie art. 19a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2022 r. poz. 1327 z późn. zm.).

Składanie ofert przez generator Witkac.pl będzie możliwe od dnia 8 marca 2023 r.

Rodzaj zadania publicznego: „Kultura, sztuka, ochrona dóbr kultury i dziedzictwa narodowego”.

Charakterystyka projektu składanego w ramach tzw. „małych dotacji”:

1. Wysokość dofinansowania zadania publicznego nie może przekroczyć 4.500 zł.
2. Łączna kwota środków finansowych przekazanych tej samej organizacji w trybie art. 19a ww. ustawy, w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć kwoty 20 000 zł.
3. Termin realizacji zadania nie może być dłuższy niż 90 dni (termin realizacji zadania musi obejmować wszystkie działania niezbędne do zrealizowania zadania publicznego).
   Termin zakończenia realizacji zadania nie może być późniejszy niż dnia 31 grudnia 2023 r.
4. Projekt powinien być adresowany do mieszkańców powiatu mińskiego, być samodzielny, tzn. nie może być ciągłością zadania, na które przeznaczona została dotacja w ramach ogłoszonego otwartego konkursu ofert.
5. Wnioskowane zadanie powinno mieć realny i skonkretyzowany charakter oraz nie może obejmować swoim zakresem rzeczowym jedynie zakupu sprzętu muzycznego.

Zasady przyznawania dotacji:

1. Proponowane do realizacji zadanie publiczne musi być zgodne z działalnością statutową oferenta – ofertę może złożyć jedynie podmiot, który prowadzi działalność statutową w zakresie kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego.
2. Oferty należy składać minimum 30 dni przed planowanym rozpoczęciem realizacji zadania publicznego. Powyższy termin ma charakter instrukcyjny, jednak złożenie oferty w terminie bezpośrednio zbliżonym do dnia rozpoczęcia realizacji zadania może skutkować brakiem faktycznej możliwości przeprowadzenia procedury wskazanej w art. 19a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie i pozostawieniem oferty bez rozpatrzenia. Zadania mogą być realizowane w okresie od dnia 11 kwietnia 2023 r. do dnia 31 grudnia 2023 r. z uwzględnieniem bieżącej sytuacji epidemiologicznej na terenie RP.
3. Za prawidłowo złożoną ofertę uznaje się jedynie ofertę złożoną za pomocą generatora ofert konkursowych w serwisie Witkac.pl, dostępnego na stronie www.witkac.pl. Procedura uzyskania dostępu do generatora, przygotowania i złożenia oferty opisana została w instrukcjach znajdujących się na stronie www.witkac.pl w zakładce: Pomoc. Oferty niewygenerowane za pomocą generatora nie będą podlegały ocenie.
4. Złożona oferta musi zakładać osiągnięcie określonych celów i rezultatów. Rezultaty zawarte w złożonej ofercie muszą być mierzalne.
5. Oferent jest zobowiązany do zamieszczenia w treści oferty  informacji, w jaki sposób zapewniona będzie podczas realizacji poszczególnych działań dostępność osobom ze szczególnymi potrzebami co najmniej w zakresie minimalnym, zgodnie z ustawą z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. z 2022 r., poz. 2240). Informacje o poziomie zapewnienia dostępności działań realizowanych w ramach zleconego zadania publicznego, osobom ze szczególnymi potrzebami, Oferent zobowiązany jest zawrzeć w sekcji III pkt. 3 uproszczonej oferty realizacji zadania publicznego (Zakres rzeczowy zadania publicznego/Syntetyczny opis zadania).
6. Oferenci ubiegający się o „małe dotacje” z budżetu Powiatu Mińskiego zobowiązani są do zadeklarowania wkładu własnego w formie wkładu własnego finansowego (np. środki z innych źródeł publicznych, składki członkowskie, darowizny, inne środki), wkładu własnego niefinansowego (osobowego i rzeczowego) oraz świadczeń pieniężnych od odbiorców zadania, w wysokości co najmniej 20% całkowitego kosztu zadania.
7. Dopuszcza się pobieranie opłat od adresatów zadania pod warunkiem, że podmiot realizujący zadanie publiczne prowadzi działalność odpłatną pożytku publicznego, z której zysk przeznacza na działalność statutową.
8. Praca wolontariuszy stanowi wkład osobowy organizacji i powinna być ujęta w ofercie.
9. W przypadku wykazania wkładu własnego niefinansowego (osobowego i rzeczowego) w szacunkowej kalkulacji kosztów realizacji zadania publicznego (w Dziale IV Szacunkowa kalkulacja kosztów realizacji zadania) należy obowiązkowo podać, w Dziale III pkt. 5 oferty, wartość wkładu osobowego i wartość wkładu rzeczowego oraz sposób wyceny tych wkładów.
10. Koszty administracyjne związane z realizacją zadania, w tym koszty osobowe administracji i obsługi zadania oraz koszty funkcjonowania organizacji (np. opłaty za telefon, Internet, czynsz, centralne ogrzewanie) mogą być finansowane ze środków dotacji w wysokości nieprzekraczającej 10% przyznanej dotacji.
11. Złożenie oferty nie jest równoznaczne z przyznaniem dotacji.
12. Nabór ofert trwa do momentu wykorzystania całego limitu środków przeznaczonych na ten cel. W przypadku wyczerpania środków finansowych nabór ulega zawieszeniu poprzez zablokowanie możliwości złożenia oferty w generatorze Witkac.pl oraz zamieszczenie stosownej informacji na stronie www.powiatminski.pl.
13. Oferty podlegają ocenie zgodnie z kolejnością ich złożenia w systemie Witkac.pl.
14. O uznaniu celowości realizacji zadania decyduje Zarząd Powiatu Mińskiego w formie uchwały.
15. O przyznaniu dotacjibeneficjenci są informowani w formie elektronicznej na adres e-mailowy wskazany w ofercie lub za pomocą systemy Witkac.pl.
16. W przypadku przyznania oferentowi dotacji w kwocie niższej niż wnioskowana, składający może dokonać aktualizacji oferty lub zrezygnować z realizacji zadania. Podczas aktualizacji oferty nie jest dopuszczalne wprowadzenie do zestawienia kosztów innych pozycji niż wskazane w złożonej ofercie. Nieprzedstawienie przez oferenta zaktualizowanej oferty oraz dokumentów i informacji niezbędnych do sporządzenia umowy w wyznaczonym terminie będzie równoznaczne z rezygnacją z podpisania umowy, a tym samym z przyznanej dotacji.
17. Przekazanie kwoty dotacji następuje po podpisaniu umowy na rachunek bankowy podany przez beneficjenta.

Realizacja zadania publicznego:

1. Termin i warunki realizacji zadania są każdorazowo określone w umowie.
2. Przyznane środki finansowe z dotacji oraz wkład własny mogą być wydatkowane najwcześniej w  terminie realizacji zadania określonym w umowie i zgodnie z kosztorysem zawartym w ofercie. Dokumenty księgowe (faktury, rachunki itp.) dokumentujące poniesienie wydatków z dotacji oraz innych środków finansowych muszą być wystawione w  terminie realizacji zadania określonym w umowie.
3. W trakcie realizacji zadania dopuszczalne będzie dokonywanie przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztorysu realizacji zadania. Dopuszczalne będzie zwiększenie poszczególnego kosztu nie więcej niż o 20% jego wysokości. Zmiany wykraczające ponad wskazane limity wymagają zgody Zleceniodawcy i aneksowania umowy.
4. Podmiot realizujący umowę zobowiązany jest do prowadzenia przez cały okres realizacji zadania odpowiedniej, adekwatnej do projektu dokumentacji, która musi być przechowywana przez okres 5 lat od zakończenia realizacji zadania. Zarówno dokumentacja finansowa jak i merytoryczna musi być odpowiednio opisana.

 Rozliczenie realizacji zadania publicznego:

1. Podmiot realizujący zadanie publiczne zobowiązany jest do złożenia sprawozdania końcowego w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania określonego w umowie. Sprawozdanie należy złożyć w formie papierowej, jako wydruk z systemu Witkac.pl w Starostwie Powiatowym w Mińsku Mazowieckim, ul. T. Kościuszki 3 (Punkt Obsługi Interesanta) lub przesłać za pośrednictwem poczty. Za datę złożenia  sprawozdania, podpisanego zgodnie z uprawnieniem do reprezentacji, uważa się datę jego wpływu do Starostwa Powiatowego w Mińsku Mazowieckim.
2. Podmiot realizujący umowę wypełnia sprawozdanie rzetelnie, zgodnie ze stanem faktycznym odnosząc się do zrealizowanych działań. Do sprawozdania należy dołączyć wypełnione „Zestawienie dokumentów księgowych związanych z realizacją zadania publicznego” oraz kopie dokumentów finansowych i merytorycznych potwierdzających osiągnięcie założonych rezultatów.
3. Rozliczenie dotacji odbywać się będzie w oparciu o weryfikację poziomu osiągnięcia zakładanych w ofercie rezultatów realizacji zadania publicznego oraz stopnia realizacji zaplanowanych w ofercie działań.
4. Weryfikacja poziomu osiągnięcia zakładanych rezultatów i działań odbywać się będzie na podstawie danych wskazanych w sprawozdaniu z realizacji zadania.
5. Sprawozdanie z realizacji zadania zostanie zaakceptowane, a dotacja rozliczona jeżeli wszystkie działania w ramach zadania publicznego zostały zrealizowane, a poziom osiągnięcia każdego z zakładanych rezultatów realizacji zadania publicznego wyniesie nie mniej niż 80 % poziomu założonego w ofercie.
6. W przypadku, gdy:

1) nie wszystkie działania w ramach zadania publicznego zostaną zrealizowane lub poziom osiągnięcia jednego lub więcej zakładanych rezultatów realizacji zadania publicznego wyniesie mniej niż 80 % poziomu założonego w ofercie,

2) wszystkie działania w ramach zadania publicznego zostaną zrealizowane, a poziom osiągnięcia jednego lub więcej zakładanych rezultatów realizacji zadania publicznego wyniesie mniej niż 80 % poziomu założonego w ofercie,

rozliczenie dotacji nastąpi po analizie dokumentacji przedstawionej przez Beneficjenta oraz złożonych na piśmie stosownych wyjaśnień uzasadniających nieosiągnięcie planowanych rezultatów. Okoliczności które mogły mieć wpływ na rozliczenie dotacji są brane pod uwagę indywidualnie w każdej sprawie. W razie konieczności zostanie ustalona kwota dotacji podlegająca zwrotowi, z zachowaniem zasady proporcjonalności.

 Kontrola wykonywania zadania publicznego:

1. Powiat Miński sprawuje kontrolę prawidłowości wykonania zadania publicznego, w tym wydatkowania przekazanej dotacji.
2. Kontrola może być przeprowadzona w toku realizacji zadania lub w okresie 5 lat po jego zakończeniu. Kontrolę oraz poszczególne jej czynności przeprowadzają osoby upoważnione przez Starostę Mińskiego zarówno w siedzibie podmiotu/stowarzyszenia, w miejscu realizacji zadania publicznego, jak również w siedzibie Starostwa Powiatowego w Mińsku Mazowieckim. Beneficjent zobowiązany jest do dostarczenia wszystkich dokumentów, informacji, złożenia wyjaśnień, które mają lub mogą mieć znaczenie dla oceny prawidłowości wykonania zadania publicznego.

 Klauzula informacyjna przetwarzania danych osobowych

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016 r.) informujemy, że:

1. Administratorem danych osobowych osób reprezentujących oferenta oraz osób wskazanych przez oferenta, jako osoby do kontaktu jest Starosta Miński z siedzibą w Mińsku Mazowieckim ul. T. Kościuszki 3, 05-300 Mińsk Mazowiecki, tel. 25 759 87 00, email: sekretariat@powiatminski.pl.
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), pana Szymona Ostrowskiego.

Kontakt: iod@powiatminski.pl, tel. 25 759 87 38, lub listownie: Starostwo Powiatowe w Mińsku Mazowieckim ul. T. Kościuszki 3, 05-300 Mińsk Mazowiecki.

      3. Dane osobowe:

1) osób reprezentujących oferenta (imię i nazwisko, funkcja, numer PESEL), będą przetwarzane na podstawie obowiązku prawnego, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), wynikającego z  przepisów prawa określających umocowanie do reprezentowania – w zakresie ważności umów i właściwej reprezentacji stron. Podanie tych danych jest warunkiem zawarcia umowy lub ważności podejmowanych czynności.

2) osób wskazanych przez oferenta, jako osoby do kontaktu/realizacji umowy (imię i nazwisko, numer telefonu, adres poczty elektronicznej) będą przetwarzane w prawnie uzasadnionym interesie, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), w celu realizacji niniejszej umowy/przebiegu postępowania. Dane zostały podane przez oferenta w ramach zawieranej umowy/prowadzonego postępowania.

4. Odbiorcami danych osobowych, o których mowa w ust. 3 mogą być wyłącznie instytucje uprawnione na podstawie przepisów prawa lub podmioty, którym Administrator powierzył przetwarzanie danych na podstawiane zawartej umowy.

5. Dane udostępnione przez osoby, o których mowa w ust. 3 nie będą podlegały udostępnieniu podmiotom trzecim lub organizacjom międzynarodowym.

6. W zakresie przewidzianym przepisami prawa przysługuje osobom, o których mowa w ust. 3, prawo dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania, usunięcia ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz przenoszenia danych.

7. W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie wyrażonej przez osoby, o których mowa w ust. 3 zgody, mogą w dowolnym momencie wycofać bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

8. W przypadku stwierdzenia przetwarzania danych osobowych z naruszeniem prawa osoby, o których mowa w ust. 3 mają prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Dane udostępnione przez osoby, o których mowa w ust. 3 nie będą podlegały profilowaniu.

10. Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym i jest obowiązkowe ze względu na przepisy prawa, w pozostałym zakresie jest dobrowolne.

11. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do wykonania zadań Administratora oraz realizacji obowiązku archiwizacyjnego wynikającego z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67 z późn. zm.).

12. Oferent jest zobowiązany do przekazania zapisów niniejszej klauzuli wszystkim osobom fizycznym wymienionym w ust. 3. 

Dodatkowych informacji w zakresie składania ofert w trybie pozakonkursowym udzielają pracownicy Starostwa Powiatowego w Mińsku Mazowieckim – Wydział Oświaty i Promocji, pod numerami telefonów: (25) 759 87 10 – Urszula Soroka; (25) 759 87 08 – Izabela Komorowska; (25) 759 87 33 – Ewa Wojciechowska.